Gestire la Fase 2 del lockdown

Gestire la Fase 2 del lockdown

Dal 18 maggio 2020 cambieranno le indicazioni fin qui ricevute per il lockdown. Le limitazioni verranno ridotte ma non eliminate del tutto. Quelle che maggiormente interessano le aziende riguardano l’applicazione dei protocolli o linee guida, idonei a prevenire o ridurre il rischio di contagio, ed il divieto valido fino al 2 giugno di spostarsi in una Regione differente da quella di residenza, ad eccezione per esempio, dei motivi di lavoro. Questi provvedimenti sono contenuti nel testo del DECRETO-LEGGE 16 maggio 2020, n. 33.

Protocolli sanitari

Tra le prime novità per la riapertura delle attività, è quella di dotarsi di sistemi atti a limitare la possibilità di contagio. Ogni luogo di lavoro deve mettere a disposizione di collaboratori e clienti un distributore di liquidi disinfettanti, deve verificare che tutte le persone all’interno dell’area lavorativa indossino mascherine e guanti, deve essere garantita la distanza di almeno un metro tra i presenti ed evitare qualsiasi assembramento.

Non possono accedere al luogo di lavoro le persone con una temperatura corporea superiore ai 37,5°C, sottoposte a quarantena o ad isolamento. Per gestire la Fase 2 del lockdown non bastano i presidi medici ed un po’ di controllo, serve molto di più per ridurre al minimo i danni e perché no, averne anche vantaggi.

Fase 2: I vantaggi per le aziende

Spesso non si doveva prevedere un controllo del flusso di clienti in azienda. Chi arriva prima viene seguito subito, chi arriva dopo aspetta. Questa era la norma per molte attività. Oggi abbiamo a che fare con le procedure prima descritte, arrivare tardi significa dover aspettare fuori o in luoghi scomodi o inadatti. Non tutti sono disposti a sopportare pazienti attese. Questo è un falso problema perché può diventare immediatamente un’ottima opportunità per migliorare le modalità operative.

Dando adeguata informazione a clienti e fornitori, è possibile modificare le abitudini e portarli a pianificare un appuntamento piuttosto che improvvisarlo. Stabilendo un appuntamento calendarizzato, è possibile garantire la presenza dei soggetti da coinvolgere, preparare in anticipo del materiale, organizzare le priorità. Tutto questo porta ad un cospicuo risparmio di tempo ed a una migliore assistenza, ovvero un enorme vantaggio per qualsiasi realtà operativa.

Oltre a pianificare gli appuntamenti, sia tramite software appositi che sito web, non si deve trascurare il vantaggio di poter garantire maggiori livelli di sicurezza sanitaria per tutti i presenti in azienda. Oltre alla rassicurazione psicologica del concetto “l’azienda ha a cuore la mia salute”, ne gioveranno anche i rapporti interpersonali con la clientela.

Lavoro da remoto e smart working

Si consiglia ancora l’adozione del telelavoro per ridurre le presenze sul posto di lavoro, mantenendo inalterato l’organico e l’operatività. Sono molte la soluzioni che si possono adottare per consentire il lavoro da remoto, molto incoraggiato e facilitato a livello normativo dalle Autorità anche per gestire la Fase 2 del lockdown.

Spesso si confonde il telelavoro con lo smart working, vediamo in cosa differiscono:

  • Il telelavoro consiste nello svolgere le stesse operazioni che si svolgono in ufficio, da un luogo differente grazie ad un collegamento con da remoto.
  • Lo smart working prevede un utilizzo più intelligente (smart) delle risorse che operano a distanza, considerando attività, mansioni e modalità coordinate con altre risorse in azienda o in altri luoghi.

Nel primo caso, dedicato ai collaboratori più indipendenti e già edotti sulle operazioni da svolgere, utilizza semplici collegamenti alle macchine o ai dati in ufficio, adottando anche gli stessi orari di quando è presente in azienda.

Il secondo caso è più articolato, solitamente le persone coinvolte vengono incaricate di seguire progetti con orari e modalità decise in autonomia. L’importante è il raggiungimento del risultato concordato.

In entrambi i casi è necessario un intenso coordinamento tra i soggetti coinvolti, dove il responsabile deve impartire direttive chiare e delle tempistiche certe. Si devono determinare ruoli ed incombenze oltre agli strumenti da utilizzare, così che tutte le risorse coinvolte abbiano ben chiaro cosa devono fare, cosa faranno i colleghi ed in quanto tempo deve essere fatto. Adottare strumenti compatibili significa poter condividere dati e materiali che tutti possono comprendere ed utilizzare, al fine di non ostacolarsi a vicenda.

Considerando le diverse caratteristiche, è possibile ottenere il meglio da ogni persona coinvolta nel lavoro da remoto, tenendo conto di capacità, esperienze e ruoli. Tutte queste condizioni favorevoli sono alla base dei vantaggi nell’utilizzo della modalità lavorativa da remoto, sinteticamente altri da considerare:

  • minore tasso di assenze;
  • maggiore puntualità;
  • maggiore produttività e grado di coinvolgimento;
  • minori costi e risparmio di spazio delle aree di lavoro

Soprattutto riguardo all’ultimo punto, per le norme sulla sicurezza sul posto di lavoro si deve riservare un’area per ogni dipendente. Può capitare che nasca l’esigenza di incrementare il numero di collaboratori ma le dimensioni dell’azienda non consentano di ricavare una nuova postazione di lavoro. Lo smart working è la soluzione ideale.

Gestire la Fase 2 del lockdown

Opportunità legate alla Fase 2 del lockdown

Il presente ci insegna che per tante aziende la differenza tra crescita e riduzione di fatturato è stata la rimodulazione dei servizi. Chi ha saputo adeguarsi alle nuove richieste del marcato, ha incrementato il giro di affari, soprattutto rivolgendosi alla tecnologia ed all’informatica in particolare.

Vogliamo dara un segnale positivo in un momento in cui spesso ci si concentra solo sui problemi. Conosciamo diversi casi di successo che hanno saputo gestire la Fase 2 del lockdown e la precedente; hanno saputo legare pratiche consolidate ma sottoutilizzate in passato con le soluzioni offerte dall’informatica.

Consideriamo l’azienda Alfa che concentrava il proprio business sulla clientela che raggiungeva fisicamente l’azienda per richiedere prodotti e servizi. Con un minimo investimento di marketing e presenza online, ha saputo attirare l’attenzione della clientela già acquisita e quella relativa ad una specifica area geografica, per evolvere il business nei servizi e prodotti da offrire online.

L’azienda Alfa ha dovuto gestire il magazzino e le spedizioni con uno strumento che gli consentisse estrema flessibilità per soddisfare particolari esigenze, che fosse aggiornato secondo le normative e gli obblighi fiscali e soprattutto, fosse gestibile anche in cloud.

La risposta è stata l’adozione di Cometa© cloud, il nostro software gestionale dedicato alle aziende, in grado di gestire le necessità nate con la nuova realtà imposta dalle limitazioni per il Covid 19 ed in grado di soddisfare quelle future da affrontare anche in futuro.

Le opportunità vanno colte ed i vantaggi vanno mantenuti.


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